Privacy Policy v.1, 20/06/2018

Magabel Services BVB A, met maatschappelijke zetel te Liefdadigheidsstraat 12, 1210 Sint-Joost-ten-Noode, België en geregistreerd in de Kruispuntbank van Ondernemingen met nummer 0887.499.223, (hieronder genoemd “Magabel) handelend als verwerkingsverantwoordelijke, verwerkt en gebruikt de persoonsgegevens betreffende personen in dienst van haar klanten of mogelijke klanten (hierna gezamenlijk naar verwezen als “Klanten”); in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, in het bijzonder de Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016 genaamd de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna “AVG”).

Deze privacyverklaring legt uit waarom en hoe Magabel persoonsgegevens van medewerkers van haar Klanten (hierna “Klantgegevens”) verzamelt, hoe Magabel die beschermt en voor hoe lang de gegevens worden bewaard. Dit doet geen afbreuk aan specifieke bepalingen die vermeld staat in eender welke overeenkomst tussen Magabel en een Klant.

1 Waarom verwerkt Magabel haar Klantgegevens?

Magabel bewaart en verwerkt klantgegevens voor administratieve, publicitaire en aan het beheer van klanten gerelateerde doeleinden, waaronder de volgende, niet-exhaustieve activiteiten: beantwoorden van elk bericht, inlichting of verzoek dat een klant aan Magabel richt (inclusief via de website), verwerken van gegevens met betrekking tot de (eigenlijke of potentiële) verkoop van producten en/of diensten van Magabel, sturen van afschriften en facturen, sturen van nieuwsberichten en publicitaire mededelingen, uitvoeren van enquêtes en marktonderzoeken, verbeteren van de producten en/of diensten van Magabel en geschillenbeslechting.

2 Wettelijke grondslag voor het verwerken van Klantgegevens

Klantgegevens worden verwerkt op grond van een of meerdere volgende rechtsgronden:

• Overeenkomst: voor het aangaan en beheren van de uitvoering van een aan een verkoop gerelateerde overeenkomst met een Klant;

• Wettelijke Verplichting: om in overeenstemming te zijn met de wettelijke verplichtingen of vereisten die op Magabel rusten;

• Rechtmatig belang: de verwerking is noodzakelijk voor het rechtmatig belang van Magabel en/of een derde.

• Toestemming: de betrokken persoon heeft toestemming gegeven om Magabel toe te staan hun klantgegevens te verwerken.

De manier waarop Magabel en/of een derde Supplier Data verwerkt voor een rechtmatig belang is door geregeld met de Klanten te communiceren over producten, diensten en evenementen die door Magabel en/of andere leden van Magabel worden aangeboden, en andere mededelingen zoals onderzoek en inzichten die Klanten zouden kunnen interesseren. Magabel zal enkel Klantgegevens verwerken voor een rechtmatig belang wanneer de verwerking noodzakelijk is en afgewogen tegen de belangen van de personen.

3 Soorten persoonsgegevens die als Klantgegevens worden verwerkt

Klantgegevens zijn alle persoonsgegevens met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon die is gelinkt aan of een band heeft met een klant. Voor bovenvermelde doeleinden kan de verwerking van persoonsgegevens de volgende categorieën omvatten:

• persoonlijke identificatiegegevens zoals naam en adres;

• elektronische identificatiegegevens, zoals e-mailadres en telefoonnummer;

• persoonlijke gegevens, zoals geboortedatum, taal, nationaliteit en geslacht;

• Identificatienummer bij Sodexo;

• Financiële identificatie gegevens (rekeningnummers);

• Consumptiegewoonten (volume van de diensten en producten, promotionele acties, ingrijpen bij een schadegeval, enz)

• deelname aan evenementen (inclusief familieleden naargelang het geval); en

• gegevens van enquêtes.

4 Waar komen Klantgegevens vandaan

Wanneer een Klant contact opneemt met Magabel, komen de oorspronkelijke Klantgegevens van de betrokken persoon. Magabel kan ook contact opnemen met Klant voor commerciële doeleinden wanneer de oorspronkelijke Klantengegevens niet van de Klant komen maar door een andere personen aan Magabel doorgegeven werden. Gedurende de Klantrelatie mag de Klant Magabel van aanvullende gegevens voorzien (bijv. Bijkomende gegevens voor verlenen diensten). Indien de Klant nalaat Magabel de wettelijke of contractueel verplichte gegevens mee te delen, kan Magabel beslissen om geen overeenkomst aan te gaan of de bestaande verkooprelatie te beëindigen. Ook wanner de Klant geen aanvullende gegevens verschaft, kan hij niet beschikken over voordelen die er mee te maken hebben. Bijvoorbeeld wanneer een Klantencontact niet wenst haar e-mailadres de delen met Magabel zal die geen enkele elektronische nieuwsbrief van Magabel ontvangen.

Magabel mag ook Klantgegevens ontvangen of opstellen met betrekking tot de Klant van andere klanten, leveranciers of van degenen met wie de Klant geleid wordt zijn gegevens uit te wisselen in de kader van zijn betrekking met Magabel.

5 Wie heeft toegang tot de Klantgegevens

Voor bovenvermelde doeleinden kunnen Klantgegevens worden meegedeeld aan en mogelijks zelfs worden verwerkt door:

• de Klanten zelf of de personen die ze te machtigen hebben.

• de medewerkers van Magabel die een “need to know” hebben voor de betrokken Klantgegevens;

• de rechtspersonen verbonden met Magabel zoals haar filialen et de uitgevers van de dienstencheques;

• de overheid overeenkomstig de toepasselijke regelgeving zoals de belastingdienst;

• andere dienstverleners van Magabel die een “need to know” hebben voor de betrokken Klantgegevens, zoals IT en logistieke dienstverleners en verzekeringmaatschappijen;

6 Internationale doorgifte van Klantgegevens

Over het algemeen, worden deze gegeven in Belgïe bijgehuden maar het kan gebeuren dat sommige informatie van Klanten doorgegeven worden in buitenland maar altijd voor doeleinde die te maken hebben het beheer van Magabel. Als het over een doorgifte van gegevens buiten de Europese Unie gaat, zal Magabel aangepaste veiligheidsmaatregelen genomen hebben in overeenstemming met de AVG.

7 Bewaren van Klantgegevens

Klantgegevens zullen niet langer dan nodig worden bewaard voor de bovenvermelde doeleinden. Klantgegevens van een potentiële klant worden niet langer bewaard dan een normale duur van gelijkaardige procedure , met een maximum van 1 jaar na het einde van de procedure. Gewoonlijk, en tenzij anders bepaald voor sommige specifieke gegevens, worden Klantgegevens bewaard tijdens de duur van de overeenkomst, evenals na afloop of beëindiging van de overeenkomst zolang Magabel wettelijk aansprakelijk is en waarvoor het gebruik van de Klantgegevens relevant kan zijn, rekening houdend met de toepasselijke verjaringstermijnen en de wettelijke bewaarplicht.

8 Hoe Klantgegevens worden beschermd

Magabel streeft om de Klantgegevens te bewaren en te beschermen tegen verlies of onrechtmatige mededeling of toegang.

9 Wat zijn de rechten van personen en wie kunnen ze contacteren?

Overeenkomstig de vereisten van de AVG hebben personen waarvan persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt als Klantgegevens het recht om Magabel te contacteren:

• voor de toegang, verbetering of verwijdering van hun Klantgegevens;

• om de verwerking van hun Klantgegevens te beperken of bezwaar te maken tegen de verwerking;

• om de persoon zijn/haar Klantgegevens te kopiëren of door te geven voor de overdraagbaarheid van de gegevens;

• om de toestemming in te trekken, ingeval dat een persoon toestemming heeft gegeven om zijn/haar Klantgegevens te verwerken (zonder dat dit invloed heeft op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking van toestemming); en

• om meer informatie te ontvangen over de veiligheidsmaatregelen bij internationale doorgifte van gegevens.

Personen hebben het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit of bij een ander Europees toezichthoudend orgaan wanneer de persoon denkt dat Magabel niet heeft gehandeld in overeenstemming met toepasselijke wetgeving over gegevensbescherming met betrekking tot het behandelen van zijn/haar Klantgegevens.

De contactpersoon bij Magabel voor meer informatie over deze rechten is:

Functionaris voor gegevensbescherming

Tel. 02 211 40 40

E-mail:

10 Wijzigingen

Magabel kan deze privacyverklaring op geregelde tijdstippen aanpassen naargelang nodig, in het bijzonder om in overeenstemming te blijven met de toepasselijke regelgeving of vereisten van gegevensbeschermingsautoriteiten.

Privacy Policy v.1, 20/06/2018